Focus aanbrengen binnen je team
Een belangrijke sleutel in het functioneren en presteren van een team is focus.
De betekenis die je in de Van Dale vindt is ‘het zich concentreren op één bepaald punt’. Je zou dus kunnen zeggen dat het tegenovergestelde van focus is dat je je richt op heel veel verschillende punten tegelijk. Dat is precies wat je veel ziet in teamsamenwerking. Als leidinggevende heb je een belangrijke sleutel in handen om samen met het team meer focus aan te brengen.
Alles is spoed
Wanneer een team onvoldoende focus heeft, dan komt dat vaak door een gebrek aan structuur, onduidelijke doelstellingen en afspraken, onvoldoende dialoog of een veeleisende organisatie. Wanneer je als leidinggevende met je team onvoldoende filtert en niet genoeg structuur aanbrengt in de vele eisen van de organisatie, dan kan er een team ontstaan dat achter elk brandje aan rent. Er moet heel veel gebeuren en alles daarvan is spoed.
Wanneer een team onvoldoende dialoog heeft over doelstellingen, afspraken en prestaties, dan is het elke dag weer een uitdaging om te bepalen wat er moet gebeuren en wat het eerst. Het nadeel van deze gang van zaken is dat je niet kunt voorspellen welke doelen wel worden gehaald en welke niet. Wanneer dan duidelijk wordt dat een hoge prioriteit niet kan worden gehaald, dan is het enig mogelijke antwoord op dat moment nog overwerken of extra mensen inzetten.
Focus is het antwoord
Focus is in dit geval een manier om elke dag helder te hebben wat er moet gebeuren. Wat die dag het meest belangrijk is, wie wat gaan doen, hoe dat met de gevraagde kwaliteit kan worden gedaan en hoeveel er kan worden gedaan.
Vanuit een vertaling van de jaar- naar maand- naar week- naar dagdoelen kan exact worden bepaald wat er nu moet gebeuren. Wanneer daar nog vragen vanuit de organisatie bij komen, dan moet daarvan ook helder zijn wat dit van het team vraagt zodat de dagdoelen op andere onderdelen kunnen worden bijgesteld.
Dagelijkse dialoog
Wanneer je alles goed in beeld hebt, dan kun je er als leidinggevende ook dagelijks de dialoog over voeren met het team zodat iedereen precies weet hoe het zit. Idealer nog vind ik het wanneer die dialoog zo goed is ingevoerd dat het team dat helemaal zelf regelt.
Een ander voordeel is dat je de organisatie om je heen ook veel beter kunt informeren over de manier waarop je aan de vele verwachtingen kan voldoen en wat daar de grenzen aan zijn. Zo wordt het voor iedereen makkelijker kiezen wat wel en wat niet.
Het resultaat is dat je met dezelfde groep mensen in staat bent om veel meer werk te verzetten. Daarom is voor mij ‘focus’ altijd plan A, en overwerken en extra mensen inzetten plan B.