Tegenvallende prestaties in omzet, kwaliteit of productiviteit, te hoog ziekteverzuim, klachten van klanten. Allemaal voorbeelden van onderwerpen waarover je soms wel eens een moeilijk gesprek moet voeren voor je bedrijf, je team, of voor jezelf. Hoe ga jij dat moeilijke gesprek aan? En ga je het ook aan? In dit blog beschrijf ik wat voor mij belangrijke aspecten zijn voor een goed gesprek over een moeilijk onderwerp.
Eerlijk en oprecht
Er is al vaak gezegd dat het belangrijk is om bij een slecht nieuws–gesprek met de deur in huis te vallen. Daar hoeven we dus niet lang bij stil te staan. Dat is ook goed om te doen. Er heel lang om heen draaien en de boodschap uitstellen leidt tot veel ongemak aan beide kanten. Belangrijker nog dan dat vind ik dat je het gesprek eerlijk en oprecht ingaat. Vanuit een open houding, waarin je ook openstaat voor wat de ander jou te vertellen heeft, kun je alles bespreken. Het geeft jou de ruimte om te vertellen wat je wilt vertellen en het geeft de ander de ruimte om daar vragen over te stellen of daarop te reageren.
Maak er een gesprek van
Vanuit die open houding wordt het gesprek vanzelf een dialoog waarin je samen kijkt naar de situatie. Het wordt geen monoloog maar een gesprek dat van twee kanten komt. Dat hoeft niets af te doen aan de vervelende boodschap. Die boodschap zal alleen wel makkelijker worden geaccepteerd dan een eenzijdige verhaal dat bij de ander op het bord wordt gedropt.
Om er een open dialoog van te maken is het ook belangrijk om goed te kijken en luisteren naar de ander. Door ontspannen te blijven en niet teveel in je eigen verhaal te zitten, blijf je zien en horen hoe de boodschap bij de ander aankomt. Wat hij of zij al wel accepteert en waar eventuele weerstand of onvrede zit. Door die signalen te zien en ook daarop te reageren geef je aan begrip te hebben voor het effect van je boodschap op de ander. Daardoor kun je in gesprek blijven met elkaar. Een ander aspect dat daar nog bij hoort is geduld. Het is oké als er soms even verwerkingstijd nodig is. Geef daar ook ruimte voor.
Weet goed wat je wilt bereiken
In zo’n open dialoog kan het gesprek alle kanten opgaan. Dat is vooral goed, maar je wilt wel dat jullie samen het doel van het gesprek bereiken. Wees daar daarom op voorbereid. Wat wil je in ieder geval met het gesprek bereiken? Wat zijn de punten die je graag besproken wilt hebben? Aan welk(e) doel(en) van het gesprek wil je geen concessies doen? Wanneer je dit weet dan weet je ook waar je op terug wilt komen wanneer het gesprek even een andere wending neemt. Hierdoor kun je tijdens het gesprek ontspannen blijven omdat je weet dat er altijd wel een moment is om weer ergens op terug te komen.
Geef ruimte om er op terug te komen
Je hebt niet altijd in de hand of je gesprekspartner in dat gesprek jouw boodschap goed kan ontvangen. Er kunnen allerlei redenen zijn waarom dat op dit moment niet lukt. Wanneer je ontspannen in het gesprek zit, dan kom je daar ook snel genoeg achter. Wanneer je zeker weet dat je alle aspecten van je boodschap al wel hebt genoemd is het prima om de ander dan wat verwerkingstijd te gunnen en op een later moment het gesprek voort te zetten. Met even wat adempauze lukt het vaak een volgende keer veel makkelijker om het gesprek voort te zetten. Wacht ook weer niet te lang met het vervolggesprek. Je wilt namelijk ook niet dat het verhaal een eigen leven gaat leiden voordat het goed is besproken.
De kern is ontspanning
Teruglezend in deze blog is de rode draad van wat ik doe dat ik probeer ontspannen te blijven. Wat mij daarbij helpt is in de aanloop van het gesprek niet te lang stil te staan bij de aard van de boodschap. Ideaal vind ik het wanneer ik voor het gesprek ook nog even ruimte neem om een paar keer goed diep adem te halen. Wanneer je de rust en ontspanning in jezelf weet te bewaren dan is elk gesprek veel makkelijker. Bovendien leidt elk gesprek dan tot een beter resultaat dan wanneer je verkrampt. Kijk voor jezelf maar eens hoe dat voor jou zou kunnen werken.